68Win Link Chính Chủ: Tăng cường lập hồ sơ điện tử, đẩy mạnh số hóa tài liệu lưu trữ

Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, một số cơ quan, đơn vị vẫn chưa thực hiện nghiêm túc, đồng bộ việc ký số văn bản, lập hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. Công tác số hóa tài liệu lưu trữ ở một số nơi chưa được quan tâm đúng mức.

Nguyên nhân chủ yếu là người đứng đầu một số cơ quan, đơn vị chưa thực sự quan tâm đến công tác lập hồ sơ công việc, quản lý tài liệu điện tử và số hóa tài liệu lưu trữ; ý thức trách nhiệm của một bộ phận công chức, viên chức còn hạn chế.

Nếu tình trạng này kéo dài sẽ gây khó khăn trong việc tổ chức khoa học tài liệu; hồ sơ, tài liệu điện tử có nguy cơ bị mất mát, phân tán, không bảo đảm điều kiện nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh; ảnh hưởng đến tiến độ xây dựng cơ sở dữ liệu và thực hiện chuyển đổi số trong lĩnh vực lưu trữ của tỉnh.

Để tiếp tục thực hiện nghiêm túc, hiệu quả các mục tiêu, nhiệm vụ về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số theo các kế hoạch, chương trình của Trung ương và của tỉnh, UBND tỉnh ban hành Công văn số 8875/UBND-TH, ngày 26/5/2026 về việc tăng cường số hóa hồ sơ tài liệu và lập hồ sơ điện tử.

Theo đó, Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu các sở, ban, ngành tỉnh, UBND các xã, phường tiếp tục quán triệt, triển khai sâu rộng các quy định của Luật Lưu trữ năm 2024, các nghị định của Chính phủ và kế hoạch, chương trình của tỉnh liên quan đến công tác lưu trữ, chuyển đổi số.

Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh và Chủ tịch UBND các xã, phường chỉ đạo việc tạo lập và xử lý hồ sơ, tài liệu đối với công việc phát sinh trên Link Vào 68Win Mới Nhất điện tử, bảo đảm 100% văn bản đi được ký số theo quy định (trừ văn bản thuộc phạm vi bí mật nhà nước và các trường hợp 68Win22 trò chơi đổi thưởng có quy định khác). Phấn đấu năm 2026, đạt 100% các đơn vị gửi nhận văn bản trên Link Vào 68Win Mới Nhất điện tử có ký số; hoàn thành số hóa 100% tài liệu lưu trữ trong 3 năm gần nhất.

Chủ tịch UBND tỉnh cũng yêu cầu nâng cao vai trò, trách nhiệm của người đứng đầu và đội ngũ công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ điện tử; xem đây là nhiệm vụ thường xuyên trong quá trình thực thi công vụ. Các cơ quan, đơn vị phải thực hiện nghiêm chế độ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử đúng thời gian quy định; tích cực ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản, giải quyết công việc và lập hồ sơ điện tử.

Bên cạnh đó, các cơ quan, đơn vị rà soát, xây dựng, ban hành các văn bản liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ; phát huy hiệu quả Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành; chủ động triển khai thực hiện Quyết định số 6222/QĐ-UBND, ngày 14/4/2026 của UBND tỉnh về ban hành kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ có giá trị vĩnh viễn thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh 68Win Link Chính Chủ giai đoạn 2026-2029, bảo đảm đúng tiến độ, chất lượng, hiệu quả.

Sở Nội vụ tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về lập hồ sơ điện tử và nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; tăng cường kiểm tra việc thực hiện các quy định về xây dựng danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tại các cơ quan, đơn vị. 

Sở Khoa học và Công nghệ tiếp tục hoàn thiện hệ thống Quản lý văn bản và điều hành; phối hợp Sở Nội vụ trong đề xuất triển khai “Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch sử tỉnh”, bảo đảm kết nối, trao đổi dữ liệu với phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của tỉnh đang vận hành.

Đơn vị phối hợp Công an tỉnh bảo đảm an toàn, an ninh thông tin và lưu trữ dữ liệu hồ sơ điện tử trên các hệ thống thông tin do đơn vị chủ trì xây dựng và vận hành theo đúng quy định; phối hợp, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương trích xuất thông tin, dữ liệu có liên quan về lập hồ sơ trên Hệ thống để phục vụ việc kiểm tra khi có yêu cầu.

Sở Tài chính chủ trì, phối hợp các cơ quan, đơn vị liên quan tham mưu cấp có thẩm quyền cân đối, bố trí kinh phí thực hiện công tác số hóa hồ sơ, tài liệu theo quy định và phù hợp khả năng ngân sách.

UBND tỉnh yêu cầu các sở, ban, ngành và UBND các xã, phường khẩn trương triển khai thực hiện các nhiệm vụ được giao. Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc, các đơn vị kịp thời báo cáo UBND tỉnh thông qua Sở Nội vụ để trao đổi, hướng dẫn kịp thời./.